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  • 关于印发《陕西省流动人员人事档案管理服务规程》的通知

    • 作者:中国西安人才市场管理委员会办公室 陕西省人才交流服务中心 更新时间:2018-06-11 09:36:47 来源:中国西安人才市场管理委员会办公室 陕西省人才交流服务中心
    • 【字号: 】 本条信息浏览人次共有374次 【我要打印

    附件

    陕西省流动人员人事档案管理服务规程

     

    1、适用范围

    2、流动人员人事档案

    3、机构和从业人员要求

    4、流动人员人事档案基本公共服务内容

    5、档案接收与转递

    6、档案材料收集鉴别归档

    7、档案整理

    8、档案保管与保护

    9、档案利用服务

    10、数据统计

    11、档案管理服务信息化

    12、服务改进




    1、适用范围

     

    本规程规定流动人员人事档案的接收、材料归档、查(借)

    阅、整理、出具证明、数据统计、管理服务信息化、保管保

    护、转出等业务的内容、流程及要求。

    本规程适用陕西省、市、县(市、区)公共就业和人才

    服务机构流动人员人事档案管理服务业务。

     

    2、流动人员人事档案

     

    非公有制企业、社会组织聘用人员的人事档案;辞职辞

    退、取消录(聘)用或被开除的机关事业单位工作人员的人

    事档案;与企事业单位解除或终止劳动(聘用)关系人员的

    人事档案;未就业的高校毕业生及中专毕业生的人事档案;

    自费出国留学及其他因私出国(境)人员的人事档案;外国

    企业常驻代表机构的中方雇员的人事档案;自由职业或灵活

    就业人员以及其他实行社会化管理人员的人事档案。

     

    3、机构和从业人员要求

     

    3.1 流动人员人事档案(以下简称档案)具体由县级以

    上(含县级)公共就业和人才服务机构以及经人力资源社会

    保障部门授权的单位管理。

    3.2 档案管理服务机构应在服务场所对服务内容、服务

    流程等信息予以公示。

    3.3 参照《干部档案工作条例》中档案管理人员的配备

    规定,合理配置档案管理工作人员。

    3.4 档案管理服务人员一般应为共产党员,应具有大专

    及以上学历,具备档案管理专业知识,熟悉人力资源和社会

    保障政策法规;应掌握计算机基本知识,并能熟练操作。

     

    4、流动人员人事档案基本公共服务内容

     

    根据人社部发〔2014〕90 号文件规定,各级公共就业和

    人才服务机构应提供 7 大类 22 小项流动人员人事档案基本公

    共服务内容(附件一)。

     

    5、档案接收与转递

     

    5.1 基本原则

    各级公共就业和人才服务机构,应严格按照集中统一、

    归口管理原则接转流动人员人事档案。

    5.1.1 非公有制企业和社会组织聘用人员、外国企业常

    驻代表机构的中方雇员,以及其他实行社会化管理人员的人

    事档案,由用人单位工商注册(登记管理)机构的同级公共

    就业和人才服务机构或经人力资源社会保障部门授权的单位

    免费接收管理。

    5.1.2 自由职业或灵活就业人员,自费出国留学及其他

    因私出国(境)人员,辞职辞退、取消录(聘)用或被开除

    的机关事业单位工作人员及与企事业单位解除或终止劳动

    (聘用)关系人员的人事档案,由当事人户籍所在地县(市、

    区)或原用人单位同级的公共就业和人才服务机构或经人力

    资源社会保障部门授权的单位免费接收管理。

    5.1.3 未就业的高校毕业生及中专毕业生的人事档案, 由户籍所在地或其入学前户籍所在地县(市、区)公共就业和人才服务机构免费接收管理。

     

    5.1.4 中央驻陕单位和省属驻市、县(市、区)单位可

    在各驻地所在市、县(市、区)公共就业和人才服务机构办

    理流动人员人事档案委托管理。

    5.1.5 实习律师、执业律师、注册会计师人事档案由律

    师协会、陕西省司法厅、陕西省注册会计师协会委托的公共

    就业和人才服务机构管理。

    5.2 基本要求

    5.2.1 档案管理服务机构应根据单位或个人的委托接收

    档案,根据调档单位申请转出档案。

    5.2.2档案管理服务机构应确保接收与转出的档案真实、

    准确、完整、规范。如实反映存档人员的出生日期、教育培

    训、工作经历、职务任免、职称评审、奖励处罚、政治面貌

    等基本情况。

    5.2.3 档案管理服务机构接收与转出档案时,应通过机

    要通信或派专人送取。对各高等学校采用“邮政 EMS 标准快

    递”形式转递的高校毕业生档案应予以接收。

    5.3 接收程序

    5.3.1 档案管理服务人员应按照国家有关规定审核单位

    或个人的委托申请,开具《流动人员人事档案调函》,办理档

    案调入手续。

    5.3.2 档案调入后,应按规定要求审核档案,包括:

    a)符合要求的,按照接收流程进入系统登记,编号入库;

    b)不符合要求的,应退回原档案管理单位;

    c)档案管理服务人员应在原档案管理单位开具的档案转

    递通知单回执上签名并加盖公章后退回。

    5.4 重点审核材料

    5.4.1 就业材料

    5.4.1.1 全日制高等院校毕业生。档案内须有毕业生就

    业通知书和报到证。报到证未派遣具体工作单位的,应注明

    无就业手续。在派遣期内的,建议办理调整改派手续。

    5.4.1.2 复员、退伍或转业的军人。档案内须有入伍批

    准书,复员、退伍审批表,军队转业干部审批表,退伍安置

    信,转业安置信。如退出现役后办理自主择业的,应有再就

    业手续。

    5.4.1.3 招工人员。档案内须有录用工人审批表、招用

    人员登记表等材料。

    5.4.1.4 聘用制干部。档案内须有聘用制干部审批表等

    材料。

    5.4.1.5 机关、事业单位离职人员。档案内须有人社部

    门出具的录用通知书、审批表,辞职审批表、解除聘用合同

    证明书等离职手续等材料。

    5.4.1.6 留学归国人员。档案内须有教育部留学服务中

    心出具的国外学历学位认证书和工作派遣证(就业者)。

    5.4.2 学历和职称、执业资格等材料

    5.4.2.1 学历材料。一般指高中以上学籍档案。档案内

    应有毕业生登记表、成绩单(记分册)、学位授予证明、报考

    报名登记表等材料。

    5.4.2.2 职称及执业资格材料。须有职称认定表、职称

    评审(简)表或专业技术资格考试登记表以及执业资格考试

    登记表等材料。

    5.4.3  党团材料

    5.4.3.1 加入中国共产党形成材料包含中国共产党入党

    志愿书、入党申请书、转正申请书、自传(2014 年 6 月之前

    入党所需材料)、政审材料、积极分子教育考察材料、预备党

    员教育考察材料等材料。

    5.4.3.2 加入中国共产主义青年团形成材料包含入团申

    请书(1990 年以后入团所需材料)、入团志愿书。

    5.4.3.3 加入民主党派的有关材料。各民主党派的材料

    不同,如申请书、批准文件、审批表等材料。

    5.4.4  档案转递材料

    档案转递时需出具流动人员人事档案转递通知单(附件二)。

    5.4.5  工作经历材料

     具有法律效力的劳动合同及解除(终止)劳动合同证明。

    5.5  接收档案注意事项

    5.5.1 实行档案接收告知承诺制。认真审核和甄别档案

    材料,对缺少关键材料的,一次性告知所缺少材料及其可能造

    成的影响,经本人作出书面知情说明、承诺补充材料后予以接

    收,或与原单位协商退回并补充材料。对缺少非关键材料的,

    采取先存后补方式予以接收。关键材料一般是指用于核定存档

    人的出生日期、参加工作时间、入党时间、学历学位、工作经

    历等重要信息的材料。

       5.5.2 档案转递时,行政介绍信、转正定级表、调整改

    派手续等材料不再作为接收审核流动人员人事档案必备材

    料。

       5.5.3 档案材料应为原件,不允许用复印件代替档案原

    件。如档案内关键材料均为复印件,不予接收;如档案内某

    份材料为复印件,应注明。

       5.5.4 档案中记载的政治面貌、学历、职称等信息与原

    始材料不对应的,应在缺少材料中注明。档案材料中关键部

    门盖章不清、未盖或漏盖公章的,应当注明,并及时补盖相

    关公章。

       5.5.5 档案材料中记载的姓名、最早出生日期、参加工

    作时间等重要信息有被严重涂改、圈划等情况的不予接收。

    如需接收,须由原材料形成单位加盖公章。

       5.5.6 档案开封、损毁严重或有明显虚假材料的,不予

    接收。

       5.5.7个人自带或无人事档案管理权限单位提交的档案,

    一律不予接收。如需接收,档案须转回之前有人事档案管理

    权限的单位,通过正常程序办理调档。

        5.6  转出程序

        5.6.1 档案管理服务人员应审核调档单位的档案管理资

    质、调档函件及调档人身份。

        5.6.2 应检查核对将转出的档案,核对服务记录,核对

    目录。

        5.6.3 应根据档案实际内容,按照 6.1 档案材料分类情

    况列明档案目录,随档案一并转出。

        5.6.4应填写《流动人员人事档案转递通知单》 (附件二),

    严密包封档案并加盖密封章后转出。成批移交档案时,可填

    写移交名册(一式两份),由交接双方签字盖章。

        5.6.5 超过一个月未收到档案转递通知单回执的,应发

    函或电话催要回执。

        5.6.6 调档单位的调档函件、转递通知单回执等资料应

    及时整理,归入文书档案保存。

        5.6.7 机要转档,实行省、市、县(市、区)三级分级负

    责制。省、市级公共就业和人才服务机构标明密级(绝密、

    机密或秘密)的人事档案可通过机要通信局转递,转递时需

    向机要通信局提供单位机要证;县(市、区)级公共就业和人

    才服务机构不属于机要通信局转递范围,可交由在机要通信

    部门注册的所属上级机关单位办理。

        

    6、档案材料收集鉴别归档

        

    6.1  档案材料范围

        参照干部档案分类标准,流动人员人事档案包含十大类

    材料:

        6.1.1  履历材料。干部、工人、专业技术人员、教师、

    军人、学生等各类人员的履历表、简历表、登记表;更改姓

    名的材料等。

         6.1.2  自传材料。由本人自己撰写的叙述经历、家庭情

    况、社会关系的自传性质的材料等。

         6.1.3  鉴定、考核、考察材料。工作、学习鉴定;出国

    人员鉴定表;学生毕业、实习鉴定;干部年度考核表;组织

    正式出具的考核材料等。

        6.1.4  学历和职称、执业资格材料。毕业生成绩表、登

    记表;报考各类院校报名登记表、学历(学位)材料;学生体

    检表;高考电子档案;职称认定表、评审(简)表、专业技

    术资格考试登记表;执业资格考试登记表等。

        6.1.5  政治、历史情况的审查材料。入党、入伍、入学

    等的审查材料;社会关系、家庭成员调查材料等。

        6.1.6  参加中国共产党、共青团及民主党派的材料。

    入党(团)、民主党派的申请书、志愿书;转正申请;教育考

    察登记表;退出党(团)、民主党派的材料等。

        6.1.7  奖励材料 。正式命名授予的劳动模范、战斗英雄、

    三八红旗手、特级教师、三好学生、优秀党(团)员等各种

    荣誉称号、先进事迹、嘉奖、通报表扬等的相关登记表、审

    批表、文件等材料。获奖证书的原件及复印件一般不能作为

    档案内的奖励材料。

        6.1.8  处分材料。违犯党纪、政纪、国法等处分决定;

    通报批评;法院判决书等材料。

        6.1.9  录用 、 任免 、 聘用 、 转业 、 工资 、 出国 、 退 ( 离 )休、退职等材料。转正定级表、工资级别审批表、增资审批

    表;干部任免表;入伍登记表、退伍(转业)登记表;军衔

    评定、晋升审批表;招工登记表、劳动合同、解除(终止)

    劳动合同证明;退休审批表;出国(境)人员审批表等材料。

        6.1.10  其他可供参考有保存价值的材料 。体检表;因公

    受伤证明;大中专毕业生就业报到证;行政(工资)介绍信、

    档案转递通知单;社会保险手册;民事判决书、调解书等材

    料。

        6.2  收集鉴别归档要求

        6.2.1 档案管理服务机构应加强与存档人员本人、工作

    单位及相关部门的联系,及时收集归档范围内的材料,充实

    档案内容。

        6.2.2 收集归档材料应为办理完毕的正式材料,完整齐

    全、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备。

        6.2.3 收集归档材料应使用 16 开型或 A4 型的公文用纸,

    材料左边应留出 20mm-25mm 装订边,字迹材料应符合档案保

    护要求。

        6.2.4 收集归档材料应为原件。证书、证件等特殊情况

    需用复印件归档的,应由材料制作单位注明复印时间并加盖

    公章。

        6.3  收集鉴别归档程序

        6.3.1 档案管理服务人员应按归档范围及要求收集、鉴

    别档案材料,包括:

        a)符合归档范围及要求的材料;

        b)不属于归档范围的材料,应退回材料形成单位;

        c)不符合归档要求的材料,应告知材料形成单位重新制

    作或补办手续。

        6.3.2 档案管理服务人员应在收到档案材料后 5 个工作

    日内将材料归入本人档案。

     

     

    7、档案整理

        

    7.1  整理要求

        档案管理服务机构应按照分类准确、编排有序、目录清

    楚、装订整齐的要求整理档案。

        7.2  整理程序

        7.2.1  分类

        参照干部档案分类标准,流动人员人事档案材料分为十

    大类,具体内容同 6.1。

        7.2.2  排序

        应根据档案材料形成时间或材料内容的主次关系进行排

    序。

        7.2.3  编目

        应根据档案材料类别及排列顺序编写档案材料目录。

        7.2.4  技术加工

        档案材料载体变质或字迹褪色不清时,应采用修复、复

    印等方法进行抢救。对纸张不规则、破损、卷角、折皱的材

    料,应使用折叠、裱糊等方式进行加工。加工应不影响材料

    的完整且不损伤字迹。

         7.2.5  装订

         应理齐材料,在材料左侧竖直打上装订孔,装订成卷。

         7.2.6  验收入库

         对装订成卷的档案应进行认真细致的检查,验收合格后

    入库保存。

     

    8、档案保管与保护

        

    8.1  保管要求

        8.1.1 严格执行档案收集、整理、保管、鉴定、提供利

    用与销毁等有关制度和规定,确保其完整、系统和安全。

        8.1.2 牢固树立保密观念,增强保密意识,严格遵守保

    密规定,不得向无关人员议论、泄漏有关档案内容。

        8.1.3 档案管理服务机构应建立标准化档案库房,配置

    铁质的档案柜或档案密集架。

        8.1.4 档案库房、阅档室和档案管理办公室应三室分开。

        8.1.5 严禁任何个人私自保存他人的档案,不准以任何

    理由私自向任何人提供人事档案或泄露内容,对利用档案材

    料营私舞弊的应视情节轻重,予以严肃处理,对违犯《中华

    人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》的,要依法

    严肃处理。

        8.1.6 严禁用普通电话、电子设备等方式索取或提供有

    关档案内容,严禁任何人携带档案进入公共场所。

        8.1.7 严禁在不利于保密的地方存放或查阅档案,非档

    案管理人员不得进入档案库房。

        8.1.8 严格执行档案进出库登记制度,建立健全登记手

    续,利用结束后当天入库保存。

        8.1.9 应保持档案库房的清洁,配备必要的设备,采取

    安全措施,以符合防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温

    要求。

        8.1.10 档案存放应编排有序,便于查找。

        8.1.11 死亡人员档案应分开保管。

        8.1.12 应定期将档案实物与档案名册、档案信息数据库

    进行核对,确保档案和档案材料的齐全、完整。

        8.1.13档案管理服务人员工作变动时,应履行交接手续。

    交接材料应由交接双方签字确认后归入文书档案。

       

    8.2  保护要求

        8.2.1  防火要求

        8.2.1.1 档案库房应远离锅炉房、变电室、车库等火灾

    易发生区。

        8.2.1.2 档案库房应安装火灾报警装置,配备必要的消

    防灭火设备,并按设备要求定期检查、更换。

        8.2.1.3 档案管理服务机构应定期检查档案库房电器线

    路,档案库房不应设置明火设施或存放易燃易爆物品和其他

    杂物。

        8.2.1.4 档案管理服务人员应熟悉有关消防知识,能正

    确使用消防灭火器材。

        8.2.2  防潮要求

        8.2.2.1 档案库房应安装温湿度记录仪器。

        8.2.2.2 档案库房应配备加湿机、去湿机等设备,相对

    湿度控制在 45%-60%。

        8.2.3  防蛀要求

        8.2.3.1 档案库房内不应存放食物和易霉物品。

        8.2.3.2 应定期施放驱虫、防霉药剂,采取防虫、防霉、

    防鼠措施。

        8.2.4  防盗要求

        8.2.4.1 档案库房应安装防盗门窗。宜配备防盗报警装

    置和监控设备。

        8.2.4.2 档案管理服务人员每天下班前应检查门窗及相

    关设备的安全。

        8.2.5  防光要求

        8.2.5.1 档案库房的人工照明应选用紫外线含量低的光

    源。

        8.2.5.2 档案库房应避免阳光直射档案。有外窗时应配

    备窗帘等遮阳设施。

        8.2.6  防高温要求

        8.2.6.1 档案库房应配备排风扇、空调等通风降温设备,

    并定期检修、保养。

        8.2.6.2 档案库房温度控制在 14℃-24℃。

       

     9、档案利用服务

        

    9.1  查借阅服务要求

        9.1.1 档案管理服务机构应为符合相关规定的单位提供

    档案查借阅服务。

        9.1.2 档案一般不外借。如须外借的,应由具有人事档

    案管理权限单位出具的介绍信,说明用档理由,经档案管理

    服务机构负责人批准后办理登记手续,并限期归还。

        9.1.3 查阅人事档案,应出具单位介绍信,阅档人员须

    是党员干部。对不符合规定条件的,可根据实际情况向查阅

    单位介绍被查阅人的有关情况。

        9.1.4 档案管理服务机构应设置专门的阅档室。

        9.1.5 阅档人员不得查阅或借用本人及其亲属的档案。

        9.1.6 只准查阅人事档案部分内容的,不得翻阅全部档

    案,阅后要经管档人员检验,当面归还。

        9.1.7 查借阅人严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料,

    不得泄露或擅自向外公布档案内容。

        9.1.8 查借阅人不得擅自复制、拍摄档案内容。查借阅

    单位确因工作需要从档案中取证的,应说明理由,经档案管

    理服务机构审核同意后复制或拍摄。

        9.1.9 档案人员在提供档案利用时,须做好查阅档案室

    资料的登记与统计工作,注意反馈和收集利用效果典型案例。

        9.2  查借阅服务程序

        9.2.1 档案管理服务人员应审核查借阅单位、查借阅事

    由、借档函、查借阅人身份及单位介绍信等有关证明材料。

        9.2.2 应根据需要确定提供的档案材料,并在系统上登

    记。

        9.2.3 提供查阅服务时,应将档案交查阅人在阅档室查

    阅。如需摘录档案内容的,应审核摘录档案内容,与原文核

    对无误后,写明出处及日期,并加盖公章。

        9.2.4 提供借阅服务时,应告知借阅人归还期限,原则

    上借出时间不超过半个月,逾期使用者办理续借手续。

        9.2.5 应检查核对归还档案,核对无误并进入系统登记

    归还时间后入库保存。

        9.2.6 影像档案的查(借)阅,在系统上进行查阅。

    9.3  出具证明

        9.3.1  出具要求

        9.3.1.1 档案管理服务机构应根据档案记载出具存档、

    经历、亲属关系等相关证明。

        9.3.1.2 档案管理服务机构应确保出具的内容与档案实

    际记载相关内容一致。

        9.3.2  出具程序

        9.3.2.1 档案管理服务人员应审核出具事由、经办人身

    份及单位介绍信等有关证明材料。

        9.3.2.2 应根据档案记载相关内容出具证明。档案中无

    记载的,应在材料形成单位补齐相关材料后出具。

        9.3.2.3 确需复印档案材料作为旁证的,应在复印件上

    注明用途及复印日期,并加盖公章。

        9.4  相关服务

        档案管理服务机构应提供档案政策咨询、信息查询及其

    他社会化服务。

        

    10、数据统计

        

    10.1档案管理服务机构应对档案管理服务各项业务进行

    统计,掌握档案接收、转出、利用、收集归档、保管保护、

    服务满意度等方面情况。

        10.2 档案管理服务机构应对存档人员基本信息进行统

    计,研究分析存档人员数量、结构等基本情况。

     

    11、档案管理服务信息化

        

    11.1 档案管理服务机构应使用档案信息化管理软件,根

    据《流动人员人事档案管理基础数据采集表》(附件三)采集

    基础数据,建立档案信息数据库,逐步实现档案保存数字化、

    管理信息化、服务网络化。

        11.1.1 档案保存数字化。档案管理服务机构应按照人社

    部流动人员人事档案信息化规范要求,通过录入、扫描等方

    式对纸质档案进行数字化加工,并检查核对数据库信息与档

    案记载内容是否一致。在档案材料收集归档、档案转递时,

    应更新数据库有关信息。

        11.1.2 档案管理信息化。依托信息系统建设,逐步实现

    前台窗口受理、后台具体经办、系统自动备案,网上便于核

    查的闭环信息管理模式。

        11.1.3 档案服务网络化。借助门户网站、手机 APP 等网

    络媒介,推行“互联网+档案服务”模式,变“群众跑腿”为

    “信息跑路”,逐步实现除补充档案材料以外的其他档案服务

    业务网上办理。

        11.2档案管理服务机构应采取切实有效的技术手段和安

    全措施,建立档案信息安全保障体系。

        

    12、服务改进

        

    档案管理服务机构应遵循公开、公平、公正、便民的原

    则,以提高公共服务水平和公众满意度为目标,加强窗口规

    范服务,把各项服务工作置于社会和公众的监督之下。

        12.1 档案管理服务机构应在档案管理服务区放置《流动

    人员人事档案管理服务事项表》(附件四),主动公开承办事

    项的依据、标准、程序、时限、申报材料等。窗口工作人员

    实行挂牌服务,主动公开个人工号、联系电话等信息,接受

    社会监督。

        12.2树立优质服务窗口形象。窗口工作人员应规范着装、

    佩戴工作证,亮明工作岗位,端正工作态度,规范服务用语

    (附件五),保持良好精神状态,做到精神饱满、态度和蔼、

    微笑服务。

        12.3档案管理服务机构应主动适应新形势、满足新需求,

    积极打造社会认可的满意服务和规范服务。

        12.4 档案管理服务机构应通过发放调查问卷、现场服务

    评价、服务设施评价等多种方式收集客户的满意度评价信息。

        12.5 畅通公开举报监督投诉渠道。档案管理服务机构应

    通过设置意见箱、公布投诉电话、走访座谈等方式,广泛接

    受社会监督,确保规范服务落到实处。对客户的投诉应在 5

    个工作日内予以反馈,对存在的问题应采取措施进行改进。


    附件1 关于印发《陕西省流动人员人事档案管理服务规程》的通知

    附件2: 《陕西省流动人员人事档案管理服务规程》

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